Leverantörsfakturor · modul 02
Fakturan kommer in via Peppol, e-post eller mobilen. ANNI läser den, föreslår kontering ur er tidigare bokföring och kontrollerar leverantör, bankkonto och dubbletter. Reglerna avgör vem som attesterar. Ni tittar på det som behöver en människa och godkänner. Bokföringen sker i Fortnox eller Visma.net som vanligt. Elektronisk fakturahantering, EFH, utan ett system till att logga in i.
Steg
16
från leverantör till betald faktura
Automatiskt
13
av stegen sköter systemet självt
Med AI
4
av dem använder en AI-modell
En människa
2
steg kräver er: granskningen och attesten
Stegen finns beskrivna inne i systemet, under Om fakturahanteringen, med källfil per steg.
Flödet
Sexton steg från att leverantören skickar till att fakturan är betald. Tretton av dem gör systemet självt. Här är de sex som betyder mest. Alla finns i listan under.
Modellen väljs per leverantör. Kända leverantörer läses av en lokal modell på egen hårdvara, med era godkända fakturor som facit. En ny leverantör tas av den stora modellen första gången, och det exemplet gör nästa faktura billig.
En kapad faktura har rätt logotyp, rätt belopp och rätt fakturanummer. Det enda som skiljer är kontonumret. Därför jämförs fakturans bankgiro, plusgiro och IBAN med det som finns registrerat på leverantören i ekonomisystemet.
Det ni redan bokfört väger tyngre än det en modell läser ur en bild. Har någon lärt systemet hur leverantörens faktura ska konteras, en guldmall, används den först. Sedan 24 månaders bokförd historik, halvmoms på leasingbilar och bolagets egna märkningsregler.
Hyran, telefonen, leasingen. En faktura ni redan godkänt tjugo gånger behöver inte ett tjugoförsta klick. Mallen måste ha sett tre manuella godkännanden innan den får bokföra själv, och en ny mall går i skuggläge först och skriver bara ner vad den skulle ha gjort.
Konteringen avgör vem som attesterar. Reglerna räknar ut kedjan när fakturan skickas: personerna, ordningen, och vem som tar över när beloppet är över någons rätt. Kedjan kopieras till fakturan, så en regeländring påverkar inte fakturor som redan är på väg.
Verifikatet skapas i ert ekonomisystem med originalfilen som bilaga. En redan bokförd faktura kan inte bokföras igen, hur många gånger knappen än trycks.
Leverantören skickar Leverantören
Fyra vägar in. Leverantören behöver inte veta vilken ni föredrar.
Mottagning och arkivering Automatiskt
Fakturan hämtas, krypteras och får ett fingeravtryck så att den inte kan läggas in två gånger.
AI läser fakturan AI
Modellen väljs per leverantör. Kända leverantörer läses av en lokal modell på egen hårdvara, med era godkända fakturor som facit. En ny leverantör tas av den stora modellen första gången, och det exemplet gör nästa faktura billig.
Tolkningen kontrollräknas Automatiskt
Fem mekaniska kontroller innan någon får se förslaget.
Leverantören identifieras Automatiskt
Betalkontot väger tyngre än namnet. Bankgiro, plusgiro eller IBAN först, sedan organisationsnummer, sedan namn.
Betalkontot kontrolleras Automatiskt
En kapad faktura har rätt logotyp, rätt belopp och rätt fakturanummer. Det enda som skiljer är kontonumret. Därför jämförs fakturans bankgiro, plusgiro och IBAN med det som finns registrerat på leverantören i ekonomisystemet.
Konteringen föreslås AI
Ett förslag per rad: konto, kostnadsställe, projekt och moms.
Förslaget rättas av er historik Automatiskt
Det ni redan bokfört väger tyngre än det en modell läser ur en bild. Har någon lärt systemet hur leverantörens faktura ska konteras, en guldmall, används den först. Sedan 24 månaders bokförd historik, halvmoms på leasingbilar och bolagets egna märkningsregler.
AI jämför med tidigare fakturor AI
Kontrollräkningen ser att summan stämmer. Det här steget ser om fakturan är konstig.
Återkommande fakturor bokförs utan klick AI
Hyran, telefonen, leasingen. En faktura ni redan godkänt tjugo gånger behöver inte ett tjugoförsta klick. Mallen måste ha sett tre manuella godkännanden innan den får bokföra själv, och en ny mall går i skuggläge först och skriver bara ner vad den skulle ha gjort.
Ni granskar Ni
Fakturabilden bredvid konteringen, på samma skärm.
Attest Ni
Konteringen avgör vem som attesterar. Reglerna räknar ut kedjan när fakturan skickas: personerna, ordningen, och vem som tar över när beloppet är över någons rätt. Kedjan kopieras till fakturan, så en regeländring påverkar inte fakturor som redan är på väg.
Godkännande och dubblettkontroll Automatiskt
Sista kontrollen innan bokföringen: finns den här fakturan redan i ekonomisystemet?
Bokförs i Fortnox eller Visma.net Automatiskt
Verifikatet skapas i ert ekonomisystem med originalfilen som bilaga. En redan bokförd faktura kan inte bokföras igen, hur många gånger knappen än trycks.
Betalningen bevakas Automatiskt
Betalningsförslag, bankfil och genomförd betalning läses av på betalningsdokumentet, även när ekonomisystemet inte visar det på fakturan.
Betald Automatiskt
Betaldatum synkas tillbaka, och historiken är obruten från avsändarens fil till verifikatnumret.
Attest och regler
En konteringsregel har tre delar: vilka fakturor den fångar, vad som då gäller för konteringen, och vem som ska attestera. Reglerna som fångar en faktura lägger ihop sina attestanter. Standardregeln, er vanliga attestinställning, ligger sist och gäller bara när ingen regel pekat ut någon.
Fångar
Leverantör Fordonsleasing AB
Då gäller
Koddelen Fordon måste sättas
Attest
+ Kalle Karlsson
Så blir det: fakturor från Fordonsleasing AB får Kalle Karlsson som attestant, utöver dem andra regler ger. Över 50 000 kr går fakturan vidare till Anna Andersson efter hans attest. Meningen skriver guiden själv, innan regeln sparas.
Regeln lägger inte till någon. Andra regler och standardregeln gäller.
Någon som alltid ska attestera det regeln fångar.
En räcker eller alla måste, enligt gruppens inställning.
Den som äger värdet på raden, ur tabellen Koddelar och ansvariga. Kostnadsstället, projektet, fordonet.
Den som beställde, ur referensregistret.
Bokförs direkt. Kräver leverantör, beloppsintervall och konto i regeln, och att regeln godkänns av någon med attesträtt utan gräns.
Varje person har en gräns i kronor och ett «över det går till». Rätten ärvs från gruppen, annars gäller chefen ur er Microsoft-katalog. Nivåerna går från «Bekräftar bara», som är mottagningsattesten, till utan gräns.
Är fakturans belopp över den högsta rätten i kedjan läggs ett steg till med den personens «över det går till», tills någon räcker. Mellanleden hoppas över. Den som vet om leveransen attesterar alltid först.
Avsändaren står aldrig i kedjan, varken som person eller som vikarie. Pekar en regel på avsändaren byts hon mot sitt «över det går till». Representation och egna utlägg anmäler attestanten själv med «Mitt eget köp».
En grupp attesterar med en räcker eller alla måste. Grupper som ser varandra får ett eget fack med gruppens fakturor under attest och knappen «Ta över». Flera attestanter kan stå i ett parallellt steg.
«Lisa L» på fakturan betyder Lisa Lind. Registret vinner alltid, sedan e-postadressen, sedan namnet, och namnet är ett förslag, aldrig ett tyst val. Väljer ekonomi en person för en okänd referens frågar dialogen om kopplingen ska sparas.
Attestanten frågar utan att släppa fakturan. Frågan pausar bara godkännandet, svaret går tillbaka till den som frågade, och ingen retur behövs.
Efter tre dagar påminns attestanten i morgonmejlet och pushen. Efter sju dagar läggs «över det går till» till i steget, och den ursprungliga står kvar. Dagarna ställs per bolag. Både påminnelsen och eskaleringen journalförs på fakturan.
Hyran och telefonen behöver ingen attestant när en regel anger leverantör, beloppsintervall och konto, och regeln själv är godkänd av någon med attesträtt utan gräns. Historiken säger vilken regel som gällde och vem som godkände den. En faktura utanför intervallet går den vanliga vägen.
Ändras konteringen under attest räknas kedjan om med bolagets regler. Ett konteringskrav, som att fordonet måste anges, stoppar hos den första attestanten som får rätta det, inte hos ekonomi. «Prova en faktura» visar kedjan innan regeln slås på.
Vyerna
Fakturahanteringen ligger i menyn bredvid order, inköp och tid, med samma inloggning och samma behörigheter. Har koncernen flera bolag ligger alla i samma kö.
Arbetskön: allt som väntar på någon, med filter, egna kolumner och er egen arbetsyta. Uppdateras live.
Det som är klart. Sökbart, med verifikatnummer och hela historiken.
Kostnaden hamnar i rätt månad. Schemat följer med till Fortnox eller Visma.net.
Fakturan blir en anläggningstillgång med avskrivningsplan.
Inleveranser som ännu inte fått sin faktura, över alla leverantörer, med ålder och värde.
Larm när en leverantör som brukar fakturera slutar skicka, innan påminnelsen kommer.
Vem gjorde vad med vilken faktura, AI-körningar och bokföringsförsök inräknade.
Fråga om fakturorna i vanligt språk, och lär systemet hur en leverantör ska bokföras.
Peppol-ID:n, inbjudan av leverantörer, e-postmottagning, migrering från Fortnox, regler, attestgrupper, referenser och driftsättning.
Alla steg beskrivna inne i systemet, med källfil per steg.
Blir något fel går det att ångra, justera belopp och datum, läsa om fakturan och ta tillbaka den ur ekonomisystemet utan att börja om.
Bas och Plus
Bas är hela flödet ovan, allt som går att göra med fakturan och er bokföring. Plus stämmer dessutom av fakturan mot inköpsorder, projekt, avtal och fordon. Det kräver en källa till, så många börjar med Bas och slår på Plus när källan finns.
| Funktion | Bashela fakturaflödet | PlusBas + fem kopplingar |
|---|---|---|
| Ingår i båda | ||
| E-faktura via Peppol, PDF via e-post, foto i mobilen och uppladdning | ✓ | ✓ |
| AI-tolkning av hela fakturan, kontrollräknad innan någon ser den | ✓ | ✓ |
| Leverantörsmatchning och bedrägerikontroll av betalkontot | ✓ | ✓ |
| Konteringsförslag ur er bokförda historik, guldmallar, halvmoms och märkningsregler | ✓ | ✓ |
| Splittmallar: en fakturarad delas på upp till tjugo rader, per kostnadsställe, avdelning eller anställd, och fördelningen sparas till nästa faktura från leverantören | ✓ | ✓ |
| AI-verifiering mot leverantörens tidigare fakturor | ✓ | ✓ |
| Automatisk bokföring av återkommande fakturor, efter tre godkännanden | ✓ | ✓ |
| Granskning med fakturabilden bredvid konteringen, dela rader, samma ändring på flera | ✓ | ✓ |
| Attest styrd av konteringsregler: attesträtt, grupper, referensregister, eskalering och påminnelser; attest i webbläsaren och i telefonen | ✓ | ✓ |
| Dubblettkontroll i tre led; påminnelser och inkassokrav känns igen | ✓ | ✓ |
| Leverantörskontroll mot Bolagsverket och VIES (F-skatt och moms via Roaring, per anrop) | ✓ | ✓ |
| Periodisering och anläggning direkt på fakturan | ✓ | ✓ |
| Bokföring i Fortnox eller Visma.net, med originalfilen som bilaga | ✓ | ✓ |
| Betalningsbevakning och larm om tysta leverantörer | ✓ | ✓ |
| Koncerninkorg, AI-agent, aktivitetslogg och e-postflik | ✓ | ✓ |
| Bara i Plus | ||
| Inköpsordermatchning Fakturan stäms av mot inköpsorder och inleverans, rad för rad. Er referens på fakturan läses som ordernummer. Varje fakturarad prövas mot inleveransen i Visma.net: mottaget mot fakturerat, inleveranspris mot fakturapris med tolerans, delfakturering, kreditnota mot retur. En rad som stämmer bokförs mot inleveransen med dess konto och koddel; en avvikelse stoppar bokföringen tills någon sett den. Vyn Mottaget, ej fakturerat visar inleveranser som väntar på sin faktura, över alla leverantörer. | — | ✓ |
| Vidarefakturering Leverantörsfakturans rader blir en kundfaktura, eller en kostnad på projektet. Välj raderna, välj kund, sätt påslag per rad, och en parkerad kundfaktura skapas i Fortnox eller Visma.net. Kopplingen skrivs in på leverantörsfakturans egen reskontrarad, så kundfakturanumret finns kvar när kunden frågar ett halvår senare. Marginalen visas innan ni trycker, och à-priset avrundas i stället för radsumman så att ekonomisystemets pris × antal ger samma tal. Med Fieldly läggs raderna i stället som debiterbara kostnadsrader på projektet. Severa-projekten läses redan; pushen dit är nästa steg. | — | ✓ |
| Attest via projektansvarig Rätt attestant hämtas ur projektet på raden. Varje konteringsrad med ett projekt visar vem som ansvarar för det: projektledaren i Visma.net eller Fortnox, annars projektägaren i Severa. I Bas pekar ni själva ut ansvarig per projekt i Koddelar och ansvariga, och regeln «koddelens ansvarige» gör personen till attestant. Plus hämtar ansvarig ur projektsystemet automatiskt, så att listan följer med när projektet byter ledare. | — | ✓ |
| AI-avtalskontroll Fakturan prövas mot avtalet ni faktiskt skrivit. Leverantörsavtalet registreras i modulen Avtal. PDF:en tolkas av AI till prisregler med källcitat i dokumentet, granskas och publiceras. Därefter får varje faktura från leverantören kortet Avtalskontroll: koppling, pris, period, mängd, leverans, dubblering och avisering prövas var för sig, och över- och underdebitering visas var för sig. Index från SCB och räntor från Riksbanken hämtas automatiskt. Kontrollen är rådgivande och attesterar, bokför eller betalar inget själv. Slutsatsen går in i AI-verifieringen, så ett avtalat pris slutar flaggas som avvikelse. | — | ✓ |
| Bränslefakturor mot fordonsdata Varje tankning på fakturan prövas mot fordonet. Drivmedelsleverantörens tankspecifikation läses in tankning för tankning (Shell och ST1 som fil, Preem som PDF) och stäms av mot fakturan, utan att någon liter räknas två gånger. Bränslekortet kopplas till förare och fordon, och varje tankning prövas mot fordonsdatan från AddSecure: stod fordonet där när kortet drogs, steg tanknivån, stämmer litrarna mot körd sträcka. Avvikelserna samlas per fordon, med tidslinje och karta. | — | ✓ |
Jämförelse
Tolkning, attest i flera steg och attest i mobilen finns i de flesta system i dag. Skillnaderna ligger i kontrollerna före beslutet, i hur attestanten pekas ut, och i vad som händer efter beslutet. Vi jämför med de två typer av system ni annars väljer mellan.
Den vanliga fakturahanteringen som följer med eller säljs som tillägg till ett ekonomisystem: inkorg, tolkning och attest. Lätt att slå på, tolkningen debiteras ofta per faktura, och kontrollerna är de ekonomisystemet redan har.
Specialiserade system som tar emot, tolkar och attesterar, och sedan bokför i ekonomisystemet via integration. Starkare på matchning och flera bolag, men ett system till att logga in i, vid sidan av ordrar, inköp och tid.
| Funktion | ANNImodulen Leverantörsfakturor | Inbyggt i ekonomisystemetde två vanligaste ekonomisystemen | Fristående fakturasystemtvå av de vanligaste på svenska marknaden |
|---|---|---|---|
| Vägen in och tolkningen | |||
| Tar emot e-faktura, PDF via e-post och foto från mobilen | ✓ | ✓ | ✓ |
| AI läser hela fakturan, rad för radInbyggt: tolkningen är en separat tjänst som debiteras per faktura. | ✓ | ○ | ✓ |
| Tolkningen kontrollräknas innan någon ser den | ✓ | — | — |
| Konteringsförslag ur er egen bokförda historikInbyggt: bokföringsförslag ur tolkningen, inte ur er historik. | ✓ | ○ | ✓ |
| Splittmallar: en rad delas på flera kostnadsställen eller personer, och fördelningen sparas till nästa fakturaFristående: konteringsmallar per leverantör hos vissa. | ✓ | — | ○ |
| AI-verifiering: fakturan jämförs med leverantörens tidigare fakturorFristående: flaggar avvikande fakturor, utan uttalad jämförelse mot historiken. | ✓ | — | ○ |
| Återkommande fakturor bokförs utan klick, efter tre godkännandenFristående: hos vissa, via avtalsmatchning. | ✓ | — | ○ |
| Kontrollerna före beslutet | |||
| Fakturans betalkonto prövas mot leverantörsregistret (fakturakapning)Inbyggt: hos vissa krävs attest när leverantörens bankkonto ändras. Fristående: flaggar misstänkta fakturor. | ✓ | ○ | ○ |
| Dubblettkontroll i tre led, sist mot ekonomisystemet självtInbyggt: varning på samma fakturanummer i bokföringen. | ✓ | ○ | ✓ |
| Påminnelse och inkassokrav känns igen, och originalet spåras | ✓ | — | — |
| Leverantören kontrolleras mot Bolagsverket, VIES och F-skattInbyggt: hos vissa tvåhandsattest av ny leverantör. | ✓ | ○ | — |
| Matchning mot inköpsorder och inleveransANNI: Plus, för bolag med inköp i Visma.net eller ett inköpssystem med API. Inbyggt: matchningen finns i ekonomisystemet, inte i attesten. | ✓Plus | ○ | ✓ |
| Fakturan stäms av mot avtaletANNI: Plus, med modulen Avtal. Fristående: hos vissa. | ✓Plus | — | ○ |
| Attest och regler | |||
| Attestanten pekas ut av konteringen: kostnadsställets ansvarige, referensen på fakturan, leverantören | ✓ | ✓ | ✓ |
| Attesträtt i kronor per person, med eskalering till den som räckerInbyggt: hos en per användare, hos den andra bara per steg. Fristående: hos en per roll. | ✓ | ○ | ○ |
| Parallella attestanter, en räcker eller alla måste | ✓ | ✓ | ✓ |
| Fyra ögon som inte går att stänga avInbyggt och fristående: ett tillval eller en parameter hos en av leverantörerna. | ✓ | ○ | ○ |
| Påminnelse och automatisk eskalering när fakturan legat för längeInbyggt och fristående: påminnelser finns, eskaleringen gör en administratör. | ✓ | ○ | ○ |
| Fråga en kollega utan att släppa fakturanFristående: hos en, som meddelande. | ✓ | ✓ | ○ |
| Automatisk attest av abonnemangsfakturor efter regel, och regeln själv godkänd av en attestantFristående: automatiken finns, godkännandet av regeln beskrivs inte. | ✓ | — | ○ |
| Prova regeln på en faktura och se kedjan innan den slås påInbyggt: en simulator hos en. | ✓ | ○ | — |
| Attest i mobilenANNI: i webbläsaren och i telefonen. | ✓ | ✓ | ✓ |
| Vikarie med datumInbyggt: varierar, från tillfälliga attestanter till massbearbetning av flöden vid ledighet. | ✓ | ○ | — |
| Periodisering och anläggning direkt på fakturanInbyggt: i ekonomisystemet, efter attesten. | ✓ | ○ | — |
| Efter beslutet | |||
| Bokförs med originalfilen som bilaga, i Fortnox eller Visma.net | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ta tillbaka en faktura ur ekonomisystemet med ett klickANNI: Visma.net, så länge fakturan inte är frisläppt. | ✓ | — | — |
| Betalningen bevakas: nattligt mejl och notis dagen före förfallodagInbyggt: hos vissa notiser om attest, inte om betalningen. | ✓ | ○ | — |
| Bevakning och överblick | |||
| Larm när en återkommande leverantör slutar fakturera | ✓ | — | — |
| Mottaget men inte fakturerat, över alla leverantörerANNI: Plus. Inbyggt: som rapport i ekonomisystemet. | ✓Plus | ○ | — |
| Koncerninkorg, alla bolag i samma köInbyggt: varierar. | ✓ | ○ | ✓ |
| AI-agent som svarar på frågor om fakturorna | ✓ | — | ✓ |
| Varje steg i flödet dokumenterat inne i systemet, med källfil | ✓ | — | — |
✓ finns i kategorin Plus i Plus, inte i Bas ○ delvis: hos vissa leverantörer, som tillägg, eller i det underliggande ekonomisystemet — beskrivs inte i de jämförda systemens publika produktinformation
Jämförelsen bygger på publik produktinformation från två av de vanligaste systemen i varje kategori på den svenska marknaden, läst 22 september och 10 oktober 2026. Andra system kan skilja sig. Ett streck betyder att funktionen inte beskrivs där. Det behöver inte betyda att den saknas. Vill ni se jämförelsen mot det system ni har eller överväger, med namn? Boka en demo, så går vi igenom den rad för rad.
Integrationer
Ingen migrering, ingen parallell bokföring. ANNI läser er befintliga ekonomi och lämnar tillbaka det som ska bokföras.
Bokföring, leverantörsregister och inkorg. Verifikatet lämnas tillbaka dit.
Leverantörsreskontra, inköpsorder, inleveranser, periodiseringsnycklar.
Inkommande e-fakturor, med eget Peppol-ID per bolag.
Säkerhet
Varje kund i sin egen databas, på servrar i Sverige som vi driftar själva, utan en öppen port att attackera. Ni loggar in med er egen Microsoft-identitet, så er organisations inloggningspolicy gäller automatiskt. Originalfakturan lagras krypterad, och varje handling på en faktura loggas.
Plattformen
Leverantörsfakturor är en modul i ANNI. Ett bolag som bara ska ha ordning på leverantörsfakturorna får inte en meny full av sådant det aldrig ska öppna. Växer behovet finns nyckeltalen ur bokföringen, order, inköp, produktion och tid i samma system, med samma inloggning.
Frågor
Nej. ANNI läser Fortnox eller Visma.net och lämnar tillbaka verifikatet dit, med originalfilen som bilaga. Bokföringen ligger kvar där den ligger i dag.
Fotografera dem i mobilen eller mejla PDF:en till bolagets fakturaadress. En skannad faktura utan läsbar text läses som bild. Leverantörer som kan skicka e-faktura bjuder ni in till Peppol direkt från inställningarna.
Nej. Automatisk bokföring är avstängd tills en mall sett tre manuella godkännanden av samma sorts faktura, och en ny mall går i skuggläge först. Betalkontokontrollen går inte att stänga av. En faktura med avvikande konto stannar alltid hos en människa.
Peppol-ID registreras i Fakturainställningar, e-postadressen för PDF-fakturor aktiveras, och fliken Driftsättning kontrollerar att allt är på plats innan första fakturan. Kommer ni från Fortnox migreras historiken därifrån, så att konteringsförslagen har något att gå på från dag ett.
Bas är hela fakturaflödet: mottagning, tolkning, kontroller, kontering, attest, bokföring och bevakning. Plus stämmer dessutom av fakturan mot inköpsorder, projekt, avtal och fordon. Det kräver en källa till: inköp i Visma.net eller ett inköpssystem med API, Fieldly eller Severa, modulen Avtal, eller AddSecure. Ni kan börja med Bas och slå på Plus när källan finns.
Nej. Utan regler gäller standardregeln: er vanliga attestinställning, med eller utan granskning före attestanten. Reglerna slås på per bolag tillsammans med oss, en regel i taget, med Prova en faktura som bevis innan nästa.
Konteringen och reglerna. Den som skickar ser kedjan innan hon skickar och kan lägga till personer, men aldrig ta bort dem reglerna lagt till. Avsändaren står aldrig själv i kedjan.
Priset beror på antal bolag och fakturor, och på om ni väljer Bas eller Plus. Tolkningen är en del av tjänsten, inte en avgift vid sidan om. Hör av er så räknar vi på ert upplägg.
Pris
Priset beror på antal bolag, antal fakturor och om ni väljer Bas eller Plus. Tolkningen ingår i båda. Beskriv verksamheten så får ni ett förslag. Vissa tilläggstjänster, till exempel kreditkontroller, debiteras efter användning. De visas i ANNI innan de används och beskrivs i villkoren, avsnitt 11.2.