Allmänna villkor

1. Tillämpning

Dessa allmänna villkor ("Villkoren") gäller mellan Confect Services AB, org.nr 559581-3832 ("Leverantören") och den kund ("Kunden") som beställer eller använder Leverantörens tjänster och programvara. Villkoren omfattar affärssystemet ANNI med tillhörande moduler (bland annat produktion, order och CRM, inköp och lager, ekonomi och leverantörsfakturahantering, Byrå och Sign) samt de tjänster som hör till dem, till exempel support, drift, integrationer och konsultarbete (gemensamt "Tjänsten").

Avtalet mellan parterna ("Avtalet") består av Kundens beställning eller undertecknat avtalsdokument, eventuella bilagor (till exempel servicenivåavtal, "SLA", och personuppgiftsbiträdesavtal), prislista samt dessa Villkor. Vid motstridigheter gäller handlingarna i den ordningen. Kundens egna inköpsvillkor gäller inte, om de inte uttryckligen accepterats skriftligen av Leverantören.

Villkoren riktar sig till näringsidkare. Tjänsten tillhandahålls inte till konsumenter.

2. Definitioner

Programvaran

Den mjukvara Leverantören tillhandahåller som molntjänst eller, där så avtalats, för installation i Kundens miljö, inklusive uppdateringar och nya versioner.

Användare

Fysisk person som Kunden gett tillgång till Tjänsten.

Kunddata

All information som Kunden eller Användare lägger in i Tjänsten eller som hämtas till Tjänsten för Kundens räkning, inklusive data från integrerade system.

Mättid

Alla dagar kl. 07.00–21.00 svensk tid. Den tid under vilken Tillgänglighet mäts enligt avsnitt 7.

Supporttid

Helgfria vardagar kl. 08.00–17.00 svensk tid. Den tid under vilken ärenden och felanmälningar tas emot och handläggs enligt avsnitt 8.

Tillgänglighet

Den andel av Mättiden under en kalendermånad då Tjänsten går att logga in i och använda för sitt huvudsakliga ändamål, beräknad enligt avsnitt 7.

Servicefönster

Den återkommande tid då Leverantören får utföra planerat underhåll enligt avsnitt 7.

3. Tjänstens omfattning

3.1 Moduler

Tjänsten levereras i moduler. Vilka moduler, hur många Användare och vilka bolag som omfattas framgår av Avtalet. Kunden kan beställa ytterligare moduler under avtalstiden; de omfattas då av Villkoren och debiteras enligt gällande prislista från aktiveringen.

3.2 Integrationer och tredjepartstjänster

Tjänsten kan hämta och lämna data till system från tredje part, till exempel Fortnox, Visma.net, Peppol-nätverket, BankID, Bolagsverket och Skatteverket. Sådana integrationer förutsätter att Kunden har giltiga avtal och behörigheter hos respektive part. Leverantören ansvarar inte för tredje parts tillgänglighet, prisändringar, ändrade gränssnitt eller riktigheten i data som kommer från tredje part. Om en tredje part upphör med eller väsentligt ändrar sitt gränssnitt ska Leverantören inom skälig tid anpassa Tjänsten om det är tekniskt och kommersiellt rimligt.

3.3 Utveckling och förändringar

Leverantören utvecklar Tjänsten löpande och får lägga till, ändra och ta bort funktioner. Förändringar som väsentligt försämrar Tjänstens funktion för Kunden aviseras minst sextio (60) dagar i förväg. Ändringar som krävs av lag, myndighetsbeslut eller säkerhetsskäl får genomföras utan föregående avisering.

4. Nyttjanderätt

Leverantören upplåter till Kunden en icke-exklusiv, icke överlåtbar rätt att under avtalstiden använda Tjänsten för Kundens egen verksamhet, i den omfattning som framgår av Avtalet. Redovisningsbyråer som använder modulen Byrå får använda Tjänsten för att utföra uppdrag åt sina klienter.

Kunden får inte upplåta, hyra ut eller vidareförsälja Tjänsten, ge tredje part tillgång utöver vad Avtalet medger, kopiera, dekompilera eller på annat sätt försöka utvinna Programvarans källkod, kringgå tekniska skyddsåtgärder eller använda Tjänsten för att utveckla en konkurrerande produkt. Användarkonton är personliga och får inte delas.

5. Kundens ansvar

Kunden ansvarar för att Kunddata är korrekt och laglig, att Kunden har rätt att lägga in och behandla den i Tjänsten, att Användarnas behörigheter är korrekt inställda och hålls aktuella, att inloggningsuppgifter skyddas och att Leverantören utan dröjsmål informeras om misstänkt obehörig åtkomst. Kunden ansvarar för sin egen utrustning, sina nätverk och sina internetanslutningar.

Kunden ansvarar för att användningen av Tjänsten följer tillämplig lag, inklusive bokförings-, skatte- och dataskyddslagstiftning, och för att bokslut, deklarationer och andra formella handlingar granskas av behörig person innan de lämnas in. Tjänsten ersätter inte revision, redovisningstjänster eller juridisk rådgivning.

6. AI-funktioner

Tjänsten innehåller funktioner som bygger på artificiell intelligens, till exempel tolkning av leverantörsfakturor och beställningar, konteringsförslag, sammanställningar och agenter som förbereder åtgärder ("AI-funktionerna"). AI-funktionerna lämnar förslag. Ett förslag får verkan i Kundens bokföring, orderflöde eller andra register först när en Användare har granskat och godkänt det, om inte Kunden uttryckligen har konfigurerat automatisk hantering för en viss typ av ärende.

Kunden ansvarar för granskningen av AI-förslag och för beslut som fattas på grundval av dem. Leverantören garanterar inte att AI-funktionerna alltid ger korrekta, fullständiga eller lämpliga förslag. Varje förslag, godkännande och ändring loggas med tidpunkt och Användare.

Kunddata används för att leverera AI-funktionerna till Kunden. Leverantören använder inte Kunddata för att träna modeller som görs tillgängliga för andra kunder, om inte Kunden uttryckligen har samtyckt till det. I den mån AI-funktioner utförs av underleverantör framgår detta av personuppgiftsbiträdesavtalet.

7. Drift, tillgänglighet och underhåll

7.1 Tillgänglighet

Leverantörens mål är en Tillgänglighet om minst 99,99 procent per kalendermånad, mätt under Mättid (alla dagar kl. 07.00–21.00 svensk tid). Tjänsten är i drift och övervakas automatiskt dygnet runt. Driftstörningar som påverkar Tjänsten under Mättid åtgärdas så snart det är praktiskt möjligt, även utanför Supporttid. Tid utanför Mättid ingår inte i beräkningen.

Vid beräkningen bortses dessutom från tid som beror på aviserat eller akut underhåll enligt avsnitt 7.2, fel i tredjepartstjänster, fel i Kundens utrustning, nätverk eller konfiguration, angrepp mot Tjänsten som Leverantören inte rimligen kunnat förhindra samt force majeure enligt avsnitt 16. Om ett SLA har avtalats gäller dess nivåer, mätmetod och eventuell kompensation i stället för detta avsnitt.

7.2 Servicefönster och planerat underhåll

Leverantörens ordinarie servicefönster är torsdagar kl. 21.00–00.00 svensk lokal tid.

Under servicefönstret har Leverantören rätt att genomföra planerat underhåll, säkerhetsuppdateringar, versionsuppdateringar, omstarter, konfigurationsändringar och andra tekniska åtgärder som är nödvändiga för Tjänstens säkerhet, stabilitet och funktion.

Servicepåverkande rutinunderhåll genomförs normalt högst en gång per månad. Övriga ordinarie servicefönster används endast vid behov.

Planerat underhåll ska, när så är praktiskt möjligt, genomföras på ett sätt som minimerar påverkan på Kundens verksamhet. Endast den tid då ett i förväg aviserat underhåll faktiskt påverkar Tjänstens tillgänglighet undantas från beräkningen av avtalad tillgänglighet enligt SLA.

Större versionsuppgraderingar, migrationsarbeten eller andra förändringar som bedöms kunna kräva ett längre avbrott än det ordinarie servicefönstret aviseras separat och planeras i samråd med Kunden när så är skäligt.

Leverantören har rätt att genomföra akut underhåll utanför ordinarie servicefönster om detta krävs för att hantera kritiska säkerhetsbrister, aktivt exploaterade sårbarheter, allvarliga driftproblem eller andra förhållanden där ett uppskjutet underhåll enligt Leverantörens bedömning medför en väsentligt ökad säkerhets- eller driftrisk.

Vid akut underhåll ska Kunden informeras så snart det är praktiskt möjligt med hänsyn till omständigheterna.

Ordinarie underhåll kan flyttas eller senareläggas vid svenska helgdagar, kundspecifika blackout-perioder eller andra verksamhetskritiska förhållanden.

7.3 Avisering

Planerat underhåll som förväntas påverka Tjänstens tillgänglighet aviseras minst fem (5) arbetsdagar i förväg via e-post till Kundens angivna kontaktperson eller genom meddelande i Tjänsten.

7.4 Säkerhetskopiering

Leverantören säkerhetskopierar Kunddata minst en gång per dygn och bevarar kopiorna i minst trettio (30) dagar. Säkerhetskopiorna används för att återställa Tjänsten efter fel hos Leverantören. Återställning av enskilda uppgifter som Kunden själv raderat eller ändrat utförs mot ersättning enligt gällande prislista, om det är tekniskt möjligt.

8. Support

Support ingår i Tjänsten. Ärenden, felanmälningar och frågor om Tjänstens funktioner tas emot och handläggs under Supporttid, helgfria vardagar kl. 08.00–17.00 svensk tid. Kanalerna anges i Avtalet eller i Tjänsten. Utbildning, anpassningar, datamigrering och annat konsultarbete debiteras separat enligt prislista eller offert.

Fel klassas efter påverkan. Fel som gör att Tjänsten inte alls kan användas hanteras med högsta prioritet och påbörjas utan dröjsmål under Supporttid. Anmäls ett fel utanför Supporttid räknas åtgärdstiden från nästa Supporttids början. Det påverkar inte beräkningen av Tillgänglighet, och driftstörningar under Mättid åtgärdas enligt avsnitt 7.1 även utanför Supporttid. Åtgärdstider för respektive felklass framgår av SLA där sådant avtalats.

9. Säkerhet och personuppgifter

9.1 Säkerhetsåtgärder

Leverantören vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder som är lämpliga med hänsyn till Kunddatas art, bland annat kryptering vid överföring och lagring, behörighetsstyrning per roll och bolag, loggning av åtkomst och ändringar, separerade kundmiljöer samt inloggning med multifaktorautentisering eller BankID. Tjänsten driftas i datacenter inom Sverige eller övriga EU/EES.

9.2 Personuppgifter

Kunden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i Tjänsten och Leverantören är personuppgiftsbiträde. Parterna ingår ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt artikel 28 i dataskyddsförordningen (GDPR) som en del av Avtalet. Leverantörens behandling av personuppgifter om Kundens kontaktpersoner beskrivs i integritetspolicyn.

9.3 Incidenter

Leverantören informerar Kunden utan onödigt dröjsmål om en säkerhetsincident som påverkar eller kan påverka Kunddata, med de uppgifter som behövs för att Kunden ska kunna uppfylla sina egna skyldigheter mot tillsynsmyndighet och registrerade.

10. Kunddata

Kunddata tillhör Kunden. Leverantören behandlar Kunddata endast för att tillhandahålla, underhålla, säkra och förbättra Tjänsten samt för att uppfylla Avtalet och tillämplig lag. Leverantören får använda avidentifierad, aggregerad statistik om hur Tjänsten används.

Under avtalstiden kan Kunden när som helst exportera Kunddata i de format Tjänsten tillhandahåller. Efter Avtalets upphörande håller Leverantören Kunddata tillgänglig för export i trettio (30) dagar och raderar därefter Kunddata inom nittio (90) dagar, om inte lag kräver längre lagring. På begäran bekräftar Leverantören raderingen skriftligen.

11. Priser och betalning

11.1 Avgifter och betalning

Avgifter framgår av Avtalet eller av Leverantörens vid var tid gällande prislista. Löpande avgifter faktureras i förskott per den period som anges i Avtalet. Konsultarbete och användningsbaserade Tilläggstjänster enligt avsnitt 11.2 faktureras i efterskott per månad. Betalning ska ske inom trettio (30) dagar från fakturadatum. Alla priser anges exklusive mervärdesskatt.

Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen samt ersättning för betalningspåminnelse och inkassokostnader enligt lag. Om betalning uteblir mer än trettio (30) dagar efter skriftlig påminnelse får Leverantören stänga av Kundens tillgång till Tjänsten till dess full betalning skett. Avstängning befriar inte Kunden från betalningsskyldighet för avtalsperioden.

11.2 Tilläggstjänster

Utöver de löpande avgifterna för de moduler och Användare som omfattas av Avtalet ("grundavgiften") kan Tjänsten innehålla funktioner och tjänster som debiteras separat ("Tilläggstjänster"). Tilläggstjänster kan debiteras per användningstillfälle, per volym eller som en fast tilläggsavgift. Exempel är kreditupplysningar och kreditkontroller utöver vad som ingår i Avtalet, kreditbevakning och liknande uppslag hos externa informations- och registertjänster.

Vilka funktioner som är Tilläggstjänster och vad de kostar framgår av Avtalet, Leverantörens offert eller prislista, eller anges i Tjänsten innan Tilläggstjänsten aktiveras eller används. En Tilläggstjänst som en Användare aktiverar, beställer eller använder anses beställd av Kunden och debiteras Kunden. Kunden ansvarar för att Användarnas behörighet att aktivera och använda Tilläggstjänster är lämpligt inställd. Beställer Kunden en kreditupplysning ansvarar Kunden för att det finns ett legitimt behov av den enligt kreditupplysningslagen (1973:1173).

Användningsbaserade Tilläggstjänster debiteras enligt den användning som registrerats i Tjänsten under föregående kalendermånad. Leverantörens registrering utgör underlag för debiteringen, om inte Kunden visar att den är felaktig. Invändningar mot en faktura ska lämnas skriftligen inom trettio (30) dagar från fakturadatum.

11.3 Prisjustering

Leverantören får justera löpande avgifter och priser för Tilläggstjänster en gång per kalenderår med verkan från nästa avtalsperiod. Justering aviseras minst sextio (60) dagar i förväg. Prisändringar som beror på ändrade avgifter från tredje part, till exempel integrationsleverantörer eller myndighetstjänster, får genomföras med trettio (30) dagars varsel.

12. Avtalstid och uppsägning

Avtalet gäller från det startdatum som anges i Avtalet och löper i tolv (12) månader, om inte annat avtalats. Därefter förlängs Avtalet automatiskt med tolv (12) månader i taget, om det inte sägs upp skriftligen senast tre (3) månader före innevarande avtalsperiods utgång. Enskilda moduler kan sägas upp med samma varsel utan att Avtalet i övrigt påverkas.

Endera parten får säga upp Avtalet till omedelbart upphörande om den andra parten väsentligt bryter mot Avtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar från skriftlig anmaning, eller om den andra parten försätts i konkurs, inleder företagsrekonstruktion, träder i likvidation eller på annat sätt kan antas vara på obestånd.

Vid Avtalets upphörande upphör Kundens nyttjanderätt. Avsnitt 10 om export och radering, avsnitt 14 om immateriella rättigheter, avsnitt 15 om ansvar och avsnitt 17 om sekretess fortsätter att gälla.

13. Leverans i Kundens miljö

Om Avtalet anger att Programvaran ska installeras i Kundens egen miljö gäller Villkoren i tillämpliga delar. Kunden ansvarar då för drift, säkerhet, säkerhetskopiering och tillgänglighet i sin miljö, och avsnitt 7 tillämpas inte på den delen av leveransen. Leverantören tillhandahåller uppdateringar och support enligt Avtalet.

14. Immateriella rättigheter

Samtliga rättigheter till Tjänsten och Programvaran, inklusive källkod, design, databaser, dokumentation, varumärken och metoder, tillhör Leverantören eller dess licensgivare. Inget i Avtalet innebär att sådana rättigheter överlåts till Kunden. Anpassningar och tillägg som Leverantören utvecklar på Kundens uppdrag tillhör Leverantören om inte annat uttryckligen avtalats, med rätt för Kunden att använda dem inom ramen för Tjänsten.

Förslag och synpunkter som Kunden lämnar om Tjänsten får Leverantören fritt använda i sin utveckling utan ersättning.

15. Ansvar och ansvarsbegränsning

Leverantören ansvarar för skada som orsakats genom vårdslöshet vid fullgörandet av Avtalet. Leverantören ansvarar inte för indirekt skada eller följdskada, såsom utebliven vinst, produktionsbortfall, förlorade affärsmöjligheter, skadeståndsanspråk från tredje man eller kostnader för ersättningstjänster, och inte heller för förlust av data som beror på förhållanden hos Kunden eller tredje part.

Leverantörens sammanlagda ansvar under en tolvmånadersperiod är begränsat till ett belopp motsvarande de avgifter Kunden betalat för Tjänsten under de tolv (12) månader som föregick den händelse som anspråket grundas på. Begränsningarna gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet, och inte heller för ansvar som enligt personuppgiftsbiträdesavtalet inte får begränsas.

Krav mot Leverantören ska framställas skriftligen utan oskäligt dröjsmål och senast sex (6) månader efter att Kunden upptäckt eller borde ha upptäckt grunden för kravet.

16. Force majeure

Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra en förpliktelse enligt Avtalet om underlåtenheten beror på omständighet utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förutse eller undvika, till exempel krig, terrorhandling, naturkatastrof, pandemi, brand, översvämning, omfattande elavbrott, avbrott i allmänna kommunikationer, myndighetsåtgärd, ny lagstiftning, arbetskonflikt eller fel i tjänster från tredje part som parten rimligen inte kunnat skydda sig mot. Den drabbade parten ska utan dröjsmål underrätta den andra parten. Om fullgörandet hindras i mer än tre (3) månader får endera parten säga upp Avtalet med omedelbar verkan.

17. Sekretess

Vardera parten förbinder sig att inte utan den andra partens medgivande röja information om den andra partens verksamhet som rimligen kan antas vara konfidentiell, och att endast använda sådan information för att fullgöra Avtalet. Sekretessen gäller inte information som är allmänt känd, som parten redan förfogade över, som mottagits från tredje part utan sekretessförbehåll eller som ska lämnas ut enligt lag eller myndighetsbeslut. Sekretessen gäller under avtalstiden och tre (3) år därefter.

18. Ändringar av Villkoren

Leverantören får ändra Villkoren. Ändringar aviseras minst sextio (60) dagar innan de träder i kraft, via e-post till Kundens kontaktperson eller genom meddelande i Tjänsten. Om en ändring är till väsentlig nackdel för Kunden får Kunden säga upp Avtalet till upphörande den dag ändringen träder i kraft, genom skriftligt meddelande före den dagen. Fortsatt användning efter ikraftträdandet innebär att Kunden godtar de ändrade Villkoren. Aktuell version finns alltid på www.anni.se/villkor.

19. Överlåtelse

Kunden får inte överlåta Avtalet utan Leverantörens skriftliga medgivande. Leverantören får överlåta Avtalet till bolag inom samma koncern eller i samband med överlåtelse av den verksamhet som Avtalet avser, samt anlita underleverantörer för fullgörandet. Leverantören ansvarar för underleverantörers arbete som för sitt eget.

20. Tillämplig lag och tvist

Avtalet regleras av svensk lag. Tvist med anledning av Avtalet ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Kan parterna inte enas inom trettio (30) dagar ska tvisten avgöras av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.

21. Kontakt

Confect Services AB, org.nr 559581-3832, Glasmästarvägen 3, 125 53 Älvsjö. Frågor om Villkoren ställs till [email protected] eller till den kontaktperson som anges i Avtalet.